Komunikasi bisnis tipe umum, karakteristik dan kesalahan

Kita hidup dalam masyarakat di mana sebagian besar pasar tenaga kerja dikonfigurasikan berdasarkan lingkungan bisnis. Apakah mereka perusahaan multinasional besar, UKM, bisnis keluarga atau bahkan layanan individu, semuanya harus memperhitungkan bahwa elemen penting untuk kelangsungan hidup mereka adalah koherensi dalam organisasi dan komunikasi antara bagian-bagian mereka untuk bergabung dan bergerak menuju tujuan bersama.

Dalam pengertian ini, kita dapat menegaskan hal itu Komunikasi bisnis adalah salah satu elemen kunci ketika suatu organisasi, terutama jika memiliki kompleksitas tertentu, berfungsi dengan baik dan dapat beradaptasi dan bertahan hidup. Dan ini tentang komunikasi tentang apa yang akan kita bicarakan di seluruh artikel ini.

• Artikel terkait: "Psikologi kerja dan organisasi: profesi dengan masa depan"

Apa itu komunikasi bisnis??

Ini dipahami sebagai komunikasi bisnis dengan serangkaian proses yang dilakukan oleh suatu perusahaan atau bagian darinya untuk membuat informasi perjalanan, baik secara internal antara departemen yang berbeda atau jabatan perusahaan atau jika kita berbicara tentang komunikasi perusahaan dengan bagian luar.

Penting untuk diingat bahwa, sebagai aturan umum, komunikasi semacam itu tidak hanya menyiratkan kemampuan untuk mengeluarkan informasi, tetapi juga mencakup fakta tentang menerimanya: kami menghadapi saling pertukaran data.

Komunikasi bisnis yang baik mendukung bahwa semua anggota perusahaan dapat tetap termotivasi dan bahwa tindakan mereka dapat diketahui, mengurangi ketidakpastian pekerja dan pemimpin mengenai keadaan yang sama.. Ini juga memfasilitasi interaksi dan meningkatkan lingkungan kerja, Selain meningkatkan produktivitas dan memungkinkan bereaksi lebih optimal terhadap kemungkinan apa pun.

Tujuan umum

Tujuan komunikasi bisnis mudah dipahami. Secara internal, di satu sisi, itu memungkinkan organisasi yang koheren untuk diproduksi dan informasi serta hasil yang diperoleh oleh departemen atau pekerjanya yang berbeda untuk dibagikan, serta tujuan dan visi perusahaan dari perusahaan untuk dihasilkan dan ditransmisikan..

Juga memfasilitasi pemahaman tentang apa yang diharapkan dari setiap pekerja, serta pemahaman tentang realitas yang masing-masing harus hadapi. Ini juga memfasilitasi bahwa setiap orang bekerja dalam arah yang sama, dan bahwa cara-cara baru dalam melaksanakan tanggung jawab mereka sendiri dapat dipelajari..

Dalam hal komunikasi dengan dunia luar, komunikasi bisnis sangat penting untuk menghubungi media dan menghasilkan citra positif perusahaan itu sendiri, serta untuk menganalisis audiens target dan menilai kebutuhan mereka. Hal ini juga memungkinkan kita untuk belajar menarik klien potensial dan menilai perubahan yang melekat pada masyarakat yang dinamis dan lancar di mana kita hidup, sesuatu yang mendasar untuk mengantisipasi dan menghadapi kemungkinan kesulitan dan beradaptasi dengan lingkungan..

Agar komunikasi menjadi efisien, perlu perusahaan itu sendiri menciptakan saluran yang efektif untuk ini, serta memberdayakan transmisi informasi melalui tindakannya, menghasilkan sarana untuk berkomunikasi dan juga bekerja secara aktif sehingga tidak ada ketidakpastian Mengenai apa yang ditanyakan dan dicari dalam organisasi.

Penting juga untuk bekerja pada aspek formal dan informal, serta menilai kebutuhan dan pemikiran pekerja yang berbeda. Empati juga mendasar, serta regulasi dan perencanaan mekanisme komunikasi yang baik.

• Mungkin Anda tertarik: "Identitas perusahaan: apa itu dan bagaimana mendefinisikan organisasi"

Berbagai jenis komunikasi bisnis

Tidak semua perusahaan dan organisasi berkomunikasi dengan cara yang sama, dan ada berbagai jenis dan klasifikasi komunikasi bisnis berdasarkan berbagai kriteria.

1. Internal dan eksternal

Yang pertama adalah yang menetapkan perbedaan antara komunikasi internal dan eksternal, yang pertama adalah yang terjadi antara berbagai departemen dan pekerja dari perusahaan itu sendiri dan yang kedua yang bertujuan membangun komunikasi dengan lingkungan..

2. Dua arah dan satu arah

Demikian juga, kita juga dapat menemukan gaya komunikasi bisnis dengan tingkat interaktivitas yang lebih besar atau lebih kecil, dapat menemukan dari komunikasi dua arah yang paling umum di mana pengirim dan penerima berinteraksi dan bertukar informasi sampai satu arah monodirect di mana hanya satu pesan dikirim., umumnya dari posisi kekuasaan, ke penerima yang tidak memiliki opsi untuk menjawab.

3. Naik, turun dan horisontal

Dalam komunikasi bisnis internal suatu organisasi, kita dapat menemukan tiga tipe besar tergantung pada titik di mana informasi dimulai dan posisi antara pengirim dan penerima komunikasi yang sama. Kita berbicara tentang komunikasi ke bawah ketika tindakan komunikatif dilakukan dari penerbit dengan biaya yang lebih tinggi daripada penerima.

Ketika bawahan yang mengeluarkan pesan kepada atasannya, kita akan berbicara tentang komunikasi yang meningkat. Dalam kedua kasus kita akan dihadapkan dengan jenis komunikasi vertikal, yaitu komunikasi di mana subyek yang mempertahankan tindakan komunikatif memiliki hubungan ketimpangan dalam hal kekuatan (ada hirarki di antara mereka).

Jenis komunikasi hebat lainnya adalah komunikasi horizontal, yang dibangun antara individu yang memiliki posisi yang sama dan berada pada level hierarki yang sama..

4. Formal dan informal

Akhirnya, perlu dicatat bahwa dalam komunikasi bisnis kita dapat menemukan keberadaan dua jenis saluran komunikasi: formal dan informal. Yang pertama adalah di mana aspek-aspek teknis biasanya diperlakukan dan dihubungkan dengan tugas-tugas itu sendiri, menjadi semacam komunikasi penuh hormat yang berfokus pada alasan dan tujuan perusahaan..

Namun, dalam komunikasi informal, komunikasi yang lebih fleksibel dan alami biasanya dibangun, berfokus terutama pada hubungan interpersonal dan sering memiliki pengaruh terbesar pada kesejahteraan kerja. Yang terakhir ini sangat bervariasi tergantung pada siapa yang melakukannya dan dapat melampaui tempat kerja, menjadi sulit untuk dikendalikan oleh organisasi.

Kemungkinan ancaman terhadap komunikasi yang baik

Fakta mempertahankan komunikasi bisnis yang efisien adalah penting, tetapi itu tidak mudah. Dan perlu untuk mempertimbangkan adanya tingkat variabilitas yang tinggi dalam situasi yang mungkin timbul, serta keberadaan kesalahpahaman, penyalahgunaan dan kesulitan dalam komunikasi perusahaan.

1. Kurangnya konsistensi

Salah satu faktor yang paling mempengaruhi bahwa komunikasi benar-benar berguna adalah kredibilitas penerbit dan pertimbangan yang ditunjukkan kepada penerima pesan.Sebuah contoh dari hal ini mungkin adalah adanya disonansi antara apa yang dikatakan dan apa yang dikatakan. dilakukan, tidak menjaga emiten cara bertindak konsisten dengan pesan yang dikeluarkan.

Yang terakhir dapat terjadi di salah satu pekerja di perusahaan, terlepas dari posisi hierarkis mereka atau jika mereka berbicara dengan atasan, bawahan atau seseorang pada tingkat hierarki yang sama, dan menghasilkan dampak serius bagi kedua subjek (tergantung pada situasi dapat berakhir dianggap buruk atau bahkan diberhentikan) seperti untuk organisasi (menghasilkan tingkat kepercayaan yang lebih rendah pada orang tersebut dan dalam hal memiliki posisi tinggi bahkan dalam organisasi).

Dengan cara yang sama dan misalnya dalam kasus perusahaan besar dengan sejumlah besar departemen, jika ada perbedaan antara figur otoritas atau referensi dalam perusahaan mungkin dapat menghasilkan situasi di mana pekerja tidak benar-benar tahu apa yang harus diikuti oleh kepemimpinan, sesuatu yang bisa menimbulkan frustrasi dan ketidakpercayaan.

Demikian juga, perlu berhati-hati dengan interpretasi pesan, karena keberadaan ambivalensi dapat menyebabkan departemen atau pekerja yang berbeda datang untuk menafsirkan hal-hal yang berlawanan. Apa yang dicari oleh komunikasi bisnis adalah untuk memastikan organisasi internal dan koherensi, sehingga pesan yang tidak jelas dengan interpretasi yang berbeda dapat menyebabkan ketidakpastian dan keraguan muncul dengan penerima pesan..

2. Kurangnya koneksi emosional

Masalah lain dapat ditemukan dalam cara komunikasi terjadi. Misalnya, di beberapa organisasi mungkin ada kesulitan dalam menghasilkan rasa keterikatan emosional, yang pada pekerja dapat menghasilkan lebih sedikit komitmen dan produktivitas dan pada pengguna kurangnya minat dan mencari alternatif lain.. Perlu untuk menghargai bahwa segala sesuatu yang dilakukan, dan bahkan apa yang tidak, pada dasarnya komunikatif.

Dengan demikian, pesan itu sendiri tidak hanya penting tetapi juga cara pengirimannya: tidak sama atau menawarkan sensasi yang sama dengan email sebagai pertemuan tatap muka atau pencarian kontak nyata.

3. Tidak memahami konteksnya

Itu juga harus dihargai adaptasi dengan situasi saat ini dan kemajuan sosial, serta kekhasan dari situasi itu sendiri. Misalnya, dalam masyarakat yang semakin mengglobal dan di mana teknologi baru memungkinkan komunikasi segera dengan sejumlah besar orang pada saat yang sama, mungkin perlu untuk menganalisis dan berinvestasi dalam kebijakan komunikasi yang memperhitungkan kekuatan jaringan dan bagaimana cara mengirimkan informasi yang diinginkan dengan benar, di samping menilai kontak dengan pelanggan potensial dari wilayah lain di dunia.

Demikian juga, perlu juga menilai situasi perusahaan sendiri agar tidak melakukan lebih dari yang dapat ditanggungnya, karena itu perlu untuk memperhitungkan situasi perusahaan secara keseluruhan..

Masalah lain mungkin adalah isi dari pesan yang dikeluarkan: ada kemungkinan bahwa meskipun komunikasi itu ada, itu tidak mengirimkan atau tidak memahami konten yang akan perlu dikirimkan. Ini mungkin fokus pada aspek yang agak tambahan dan meniadakan misalnya orientasi atau tujuan yang harus diberikan suatu pos, atau bahwa mereka menerima begitu saja keberadaan pengetahuan yang tidak pernah dibuat eksplisit.

4. Isolasi dan kurangnya komunikasi

Akhirnya, mungkin masalah paling penting yang dapat diekstrapolasi dari semua yang sebelumnya adalah kemungkinan bahwa tidak ada komunikasi nyata.

Contoh paling jelas adalah penggunaan komunikasi monodirectional yang stabil dan berkelanjutan, yang dapat menghasilkan situasi stagnasi dan kurangnya pemahaman tentang apa yang terjadi dalam organisasi itu sendiri. Untungnya, saat ini ia paling sedikit digunakan karena paling tidak efisien dan paling berguna.

Itu juga mungkin bahwa posisi yang berbeda tidak memiliki mekanisme yang memadai untuk berhubungan bahkan jika pendapat mereka didengar, ada kemungkinan umpan balik yang lebih sedikit atau bahkan bagian-bagian perusahaan yang berbeda tidak memiliki kontak satu sama lain. Penting untuk merangsang interaksi ini secara aktif.

Referensi bibliografi:

• Andrade, Horacio. (2005). Komunikasi organisasi internal: proses, disiplin dan teknik. Spanyol: Gesbiblo, S.L.
• Brillouin, L. (2004). Teori Sains dan Informasi. Mineola, N.Y.: Dover.